| Recommandations |
Priorité |
Interventions prévues Les interventions doivent être précises, mesurables, réalisables et réalistes |
Responsabilités
(titre du poste responsable
de l´intervention) |
Échéancier
(dates de mise en œuvre prévues actuellement) |
| 1. Le CEPMB devrait s´assurer que tous les employés reçoivent la formation obligatoire, conformément aux exigences relatives à la gestion financière, à la passation de marché et aux ressources humaines, et valider leurs connaissances tous les cinq ans. |
Moyenne |
Procéder à un examen de toutes les exigences en matière de formation obligatoire et supprimer la délégation de pouvoirs aux personnes ne répondant pas aux exigences, jusqu´à ce qu´elles y satisfassent. |
Chef, Services des ressources humaines |
Le 1er oct. 2011 (terminé) |
| Surveiller les taux d´achèvement. |
Chef, Services des ressources humaines |
Le 30 nov. 2011 et en permanence |
| Conserver la documentation sur la formation obligatoire aux dossiers du personnel. De plus, l´unité des Services financiers devra s´assurer que les confirmations de la formation financière obligatoire ayant été suivie sont jointes à la documentation sur les cartes de spécimen de signature. |
Chef, Services financiers
Chef, Services des ressources humaines
|
Le 1er janv. 2012 et en permanence |
| Accroître les responsabilités des gestionnaires afin de s´assurer que leurs employés reçoivent la formation obligatoire dans le cadre des objectifs de rendement des cadres supérieurs. |
Directrice exécutive |
Le 31 oct. 2011 |
| 2. Le CEPMB devrait s´assurer que l´engagement des fonds est effectué par une personne à qui des pouvoirs ont été délégués à cette fin avant que les dépenses soient engagées, et que les engagements contractuels sont saisis dans le système financier. |
Élevée |
Réviser l´instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière, afin de fournir des renseignements plus détaillés sur les responsabilités de gestion dans le cadre du processus de gestion des dépenses. |
Chef, Services financiers |
Le 1er janv. 2012 |
| Offrir une formation et des outils supplémentaires aux gestionnaires de centre de coûts et à leurs adjoints administratifs, y compris des diagrammes des méthodes de travail. Mettre les outils à leur disposition sur l´intranet du CEPMB. (Remarque : Une séance de formation aura lieu en octobre 2011 et une autre lorsque la révision de l´instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière sera achevée.) |
Chef, Services financiers |
Le 18 oct. 2011 et le 31 janv. 2012 |
| Surveiller les écarts de conduite et les signaler à la haute direction en vue d´incorporer les résultats aux discussions sur le rendement. |
Chef, Services financiers / directrice exécutive |
Le 30 mars de chaque année |
| 3. Le CEPMB devrait assurer l´attestation signée des responsabilités liées aux cartes d´achat, y compris le maintien du plafond des dépenses autorisées au moyen des cartes. |
Faible |
Mettre en application une lettre type visant à autoriser l´attestation des responsabilités liées aux cartes d´achat, y compris le plafond des dépenses autorisées au moyen des cartes. Les autorisations applicables à chacun des employés devront être conservées aux dossiers et être renouvelées tous les cinq ans. |
Chef, Services financiers |
Le 30 nov. 2011 |
| 4. Le CEPMB devrait régler les factures dans un délai de 30 jours suivant la réception. |
Moyenne |
Simplifier les procédures internes afin de réduire le délai de traitement des achats effectués par carte d´achat. Le processus fera l´objet d´un examen, les options seront appréciées et des modifications seront apportées au processus d´ici la fin de l´exercice. |
Chef, Services financiers |
Le 31 mars 2012 |
| 5. Le CEPMB devrait délivrer, au nom des voyageurs à titre individuel, des autorisations générales de voyage aux fins de déplacements des membres du Conseil et de la présidente, et s´assurer que ceux ci approuvent en signant les autorisations générales afin de confirmer qu´ils comprennent leurs responsabilités. |
Moyenne |
Modifier les autorisations générales pour 2011 2012 à l´intention des membres du Conseil et les délivrer de nouveau, y compris les spécimens de signature confirmant l´acceptation des responsabilités. |
Chef, Services financiers |
Le 14 oct. 2011 |
| Réviser les formulaires et le processus applicables aux futures autorisations générales. |
Chef, Services financiers |
Le 30 mars 2012 |
| 6. Le CEPMB devrait assurer une répartition des tâches appropriée entre la vérification des comptes et les autorisations de règlement des paiements des frais de voyage prépayés. |
Moyenne |
Évaluer les options en matière de précision et de répartition des tâches. Incorporer les modifications à l´instrument révisé de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière. |
Chef, Services financiers |
Le 31 janv. 2012 |
| 7. Le CEPMB devrait s´assurer que des procédures sont mises en œuvre afin de garantir que l´accueil fait l´objet d´une vérification effectuée par une personne à qui des pouvoirs ont été délégués, qui n´a pas assisté à l´événement, et ce, dans un délai de 30 jours suivant la tenue de l´événement. |
Élevée |
Offrir une formation supplémentaire aux gestionnaires de centre de coûts et à leur personnel administratif. |
Chef, Services financiers |
Le 18 oct. et le 31 janv. 2012 |
| Réviser l´instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière, afin de préciser les vérifications requises relativement aux frais d´accueil. |
Chef, Services financiers |
Janv. 2012 |
| Toutes les demandes de remboursement des frais d´accueil feront l´objet d´un examen effectué par l´unité des Services financiers. Les inobservations feront l´objet d´une surveillance et seront signalées à la directrice exécutive, qui incorporera les résultats aux discussions sur le rendement. |
Chef, Services financiers
Directrice exécutive |
Le 1er oct. et en permanence |